بهترین ساختار برای بررسی توسعه عملکرد (PDR) چیست؟

و به درستی، به خصوص در کسب و کارهای رو به رشد.

PDR به کارمندان شما کمک می کند تا روی وظایفی تمرکز کنند که به هدف کلی کسب و کار کمک می کند و آنها دقیقاً می دانند که از نظر انتظارات، عملکرد و امنیت شغلی در کجا قرار دارند.

PDR ها همچنین به مدیران خط و تیم های منابع انسانی دنباله ای از عملکرد ارائه می دهند تا به استعدادهای برتر شما پاداش بهتری داده و برای کمترین (ناتوان) شما یک دوره کاری فراهم کنند. اساساً، یک کارمند هرگز نباید از یک نتیجه خاص مانند ترفیع، افزایش حقوق، دوره آموزشی یا حتی اخراج غافلگیر شود.

ارتباط منظم باعث بهبود روابط مدیر و اعضای تیم می شود. این یک راه عالی برای اطمینان از اینکه اولویت های تیم مطابق با ضرب الاجل آنها انجام می شود و هر شکافی در مهارت های آنها قابل رفع است، است.

با در نظر گرفتن همه اینها، واضح است که هنوز جایی برای بررسی توسعه عملکرد وجود دارد.

چگونه می توانم یک بررسی توسعه عملکرد را به بهترین نحو ساختار دهم؟

مرحله 1: اهداف و انتظارات سالانه را تعیین کنید

چه سال مالی شما ژانویه یا آوریل باشد، باید PDR سالانه خود را از اینجا شروع کنید. این بدان معنی است که شما اهداف شرکت جدیدی دارید که می توانید عملکرد و اهداف تیم خود را با هم هماهنگ کنید.

هر هدف فردی باید SMART (ویژه، قابل اندازه گیری، دست یافتنی، نتیجه محور و محدود به زمان) باشد. به یاد داشته باشید که این اهداف برای نقش هر کارمند خاص خواهد بود و باید به وضوح با اهداف گسترده تر شرکت شما همسو باشد. به این ترتیب، کارمند دقیقاً می داند که نقش آنها چگونه به تصویر بزرگتر کمک می کند و بنابراین در سازمان احساس ارزشمندی می کند.

به عنوان مثال، اگر هدف یک شرکت افزایش 10 درصدی درآمد قبل از پایان دسامبر 2020 باشد، یک هدف فردی برای یک فروشنده ممکن است کسب 200000 پوند تجارت جدید قبل از پایان دسامبر باشد. این به طور مستقیم با هدف شرکت هماهنگ است.

مقاله پیشنهادی » صافکاری با دستگاه در کرج

مرحله 2: جلسات منظم، ترجیحا ماهانه برگزار کنید

اکنون که کارمند می داند اهداف سالانه خود چیست، زمان آن رسیده است که عملکرد خود را پیگیری کرده و اهداف کوچکتر و مکررتری را برای کمک به رسیدن به آن اهداف تعیین کنید. به عنوان مثال، با استفاده از هدف سالانه 200000 پوند، یک هدف ماهانه ممکن است انجام 400 تماس در ماه باشد تا اطمینان حاصل شود که خط لوله فروش آنها پر است و رسیدن به هدف سالانه را آسان تر می کند.

هر جلسه باید اهداف قبلی تعیین شده را مرور کند، به کارمندان گوش دهد و بازخورد بدهد و اهداف ماه بعد را تعیین کند. هر بررسی توسعه عملکرد باید از هر دو طرف آماده شود، یک دستور کار مختصر داشته باشد و خروجی برای بازخورد سازنده داشته باشد.

مرحله 3: بررسی نقطه میانی

هر شش ماه (یا سه ماه اگر در دوره آزمایشی باشد) باید یک بررسی میانی داشته باشید. در این بررسی‌ها، باید سه یا شش ماه گذشته را به‌جای ماه قبل به تفصیل پوشش دهید. اینجاست که یادداشت برداری شما از جلسات منظم ماهانه مفید می شود زیرا می توانید به مطالبی که در مورد آن بحث شد مراجعه کنید.

مشابه بررسی های ماهانه، در مورد پیشرفت به سمت هدف سالانه بحث خواهید کرد و در مورد عملکرد کلی کارمند بحث خواهید کرد. این بررسی همچنین ممکن است زمان مفیدی برای بحث در مورد نیازهای آموزشی یا هر چیز دیگری باشد که کارمند برای دستیابی به اهداف خود باید به آنها کمک کند.

مرحله 4: بررسی پایان سال

همانطور که از عنوان پیداست، این خلاصه ای از عملکرد سالانه کارمند است. این مهم‌ترین بررسی مدیریت عملکرد است که انجام می‌دهید زیرا به تعیین اهداف سال آینده کمک می‌کند، نشان می‌دهد که آیا پاداش برای استعدادهای برتر مناسب است یا نقاط ضعفی در مجموعه مهارت‌های کارمند وجود دارد.

نکات مهم برای بررسی موفقیت آمیز توسعه عملکرد

درست کردن PDR ها ممکن است دشوار باشد. مدیر خط باید سؤالات درست بپرسد و بازخورد سازنده ارائه دهد، در حالی که کارمند باید به حجم کاری، عملکرد خود فکر کند و باز و صادق باشد. در غیر این صورت، کل فرآیند PDR بی معنی است.

این نکات به شما کمک می کند تا یک PDR متوسط ​​را به یک تجربه مثبت برای کارمند خود تبدیل کنید.

1. از تعصب خودداری کنید

به عنوان یک مدیر خط، باید به حقایق به دست آمده از تجزیه و تحلیل، مشاهدات و بازخورد پایبند باشید. تبعیض قائل نشوید یا عجله نکنید – منصف و صادق باشید.

2. حریم خصوصی مهم است

هر PDR که انجام می دهید باید یک امر خصوصی باشد تا اطمینان حاصل شود که یک مکالمه آزاد دارید. هرگونه بازخورد یا اسنادی باید محرمانه باشد تا اعضای تیم شما بدانند که برای آنها ارزش قائل هستید.

3. دو گوش، یک دهان

به کارمند خود اجازه دهید بیشتر صحبت ها را انجام دهد. شما باید حداقل دو برابر بیشتر از صحبت کردن گوش دهید. PDR ها یک راه عالی برای شنیدن نظرات صادقانه هستند که ممکن است به شما ایده هایی برای کمک به اداره بهتر بخش یا کسب و کار شما بدهد. همچنین، فراموش نکنید که اگر ابتدا صحبت کنید و نظرات خود را بیان کنید، کارمند به احتمال زیاد موافق خواهد بود و به طور کامل احساسات واقعی خود را به اشتراک نمی گذارد. به آنها فرصت کافی بدهید تا حرفشان را بزنند.

4. مربیگری یک به یک

مربیگری کارکنان باید یک فرآیند ثابت برای اطمینان از پیشرفت آنها باشد و ایجاد آن در PDR آنها ضروری است. از زمان برای بحث در مورد موفقیت استفاده کنید، و حتی از ایفای نقش برای کمک به کارمند برای غلبه بر موقعیت های ناراحت کننده استفاده کنید. 

بهترین سوالات در بررسی عملکرد

در Natural HR، سیستم یکپارچه HR و حقوق و دستمزد ما، می‌توانید کل فرآیند PDR خود را در سیستم اجرا کنید. با در نظر گرفتن این موضوع، ما یک الگوی پیش‌فرض برای استفاده مشتریان خود ایجاد کرده‌ایم که همه چیزهایی را که برای اجرای یک PDR موفق نیاز دارید را پوشش می‌دهد.

سوالاتی که باید برای هر مرور منظم بپرسید عبارتند از:

• نام کارمند
• تاریخ بررسی
• آیا اقدامات جلسه قبل انجام شده است؟
• اگر نه، برای اطمینان از تکمیل اقدامات برجسته تا جلسه بعدی چه کاری می توان انجام داد؟
• آیا پیشرفتی در اهداف سالانه فردی حاصل شده است؟
• چه کارهایی را در این ماه خوب انجام داده اید؟
• در این ماه چه کاری می توانستید بهتر انجام دهید؟
• برای چه چیزی به کمک یا حمایت نیاز دارید؟
• آیا مشکل یا نگرانی دارید؟
• آیا چیز دیگری وجود دارد که بخواهید در مورد آن بحث کنید؟
• مشاهدات / نظرات مدیر

همچنین باید یک سری امتیاز/اهداف اقدام برای ماه بعد تعیین کنید، که اطلاعاتی را که برای اجرای بررسی عملکرد ماه آینده نیاز دارید در اختیار شما قرار می دهد.

نحوه ثبت نتایج برای هر PDR

همانطور که در بالا ذکر شد، شما باید از یک سیستم منابع انسانی مانند منابع انسانی طبیعی برای گرفتن اطلاعات از هر بررسی استفاده کنید. با قوانین در حال تغییر در مورد کارمندان، شما به یک پایگاه داده مرکزی نیاز دارید که مکالمات قبلی را علیه هر کارمند برگزار کند.

یک سیستم منابع انسانی به شما این امکان را می دهد که به سرعت به جلسات بررسی قبلی و اهداف خود نگاه کنید تا در مورد بهترین اقدام تصمیم بگیرید. همچنین باعث صرفه جویی در زمان می شود، حجم کاغذبازی هایی را که یک بررسی توسعه عملکرد ایجاد می کند کاهش می دهد و به کارمند اطلاع می دهد که فرم بررسی خود را قبل از جلسه شما تکمیل کند.

برای اینکه ببینید چگونه منابع انسانی طبیعی می‌تواند به ساده‌سازی فرآیند PDR شما کمک کند، با یکی از کارشناسان سیستم منابع انسانی ما یک نسخه نمایشی رزرو کنید.